Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств организации должны иметь кассу – специально оборудованное и изолированное помещение. В кассе должен быть сейф для хранения денег и ценностей. Во время работы кассира помещение кассы должно быть закрыто изнутри. Доступ в кассу посторонних лиц запрещено.

После ознакомления под роспись с Правилами ведения кассовых операций с кассиром в обязательном порядке должен заключаться договор о полной материальной ответственности за сохранность денежных средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые формы первичных документов и учетных регистров:

– приходный кассовый ордер;

– расходный кассовый ордер;

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежная ведомость;

– денежный чек;

– объявление на взнос наличных денег в банк;

– кассовая книга.

У кассира компании должны храниться образцы подписей ответственных лиц, которые имеют право на подписания кассовых документов.

Поступление денег в кассу и выдачу их из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Существует общепринятый порядок выписки первичных кассовых документов[5 - Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года, № 562.].

Приходный кассовый ордер (ф. № ПКО-1):

– Выписывается кассиром и одновременно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с присвоением ему очередного порядкового номера;

– Подписывается у главного бухгалтера иди другого уполномоченного лица;

– После приема денег приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются кассиром, заверяются круглой печатью компании и на квитанции ставится штамп «оплачено» с указанием даты при оплате за товар;